Power Automate : comment automatiser vos tâches ?

Une question revient régulièrement chez les nouveaux utilisateurs de l’application Power Automate : “comment automatiser les tâches avec cet outil ?”. Les spécialistes de Bi-Formation vous expliquent pas à pas comment vous y prendre.

Qu’est-ce que Power Automate ?

Conçue pour permettre aux professionnels d’automatiser leurs processus, l’application Power Automate (autrefois Microsoft Flow) proposée par Microsoft constitue un excellent levier de croissance si votre activité comprend un certain nombre de tâches répétitives pouvant être automatisées.

Automatiser vos premières tâches avec Power Automate

Véritable IFTTT (If This, Then That), une plateforme d’automatisation des tâches, le fonctionnement de l‘application Power Automate par Microsoft est relativement simple.

Exemple de flux d'envoi d'email
Power Automate flux envoi de mail

Déclencheurs, flux, connecteurs...Ce que vous devez savoir

Pour comprendre le fonctionnement de l’app Power Automate, il est essentiel de comprendre les notions de flux, de déclencheurs et de connecteurs. Un flux est un processus que vous allez automatiser (ex. : envoyer une notification au manager lorsqu’un client demande un devis).

Il existe 3 grands types de flux pour automatiser vos workflows :

Flux de cloud (automatisés, planifiés, instantanés)

Flux de bureau

Flux de processus métier

Chaque flux que vous allez créer est divisé en 2 parties.

● D’une part, vous allez avoir le déclencheur, première étape du flux d’automatisation.

● D’autre part, le reste des actions déclenché par le déclencheur ;

Il existe un grand nombre de déclencheurs ! En fonction des connecteurs, choisis, ils ne seront pas les mêmes. À savoir : un déclencheur peut être lancé automatiquement ou manuellement Quelques exemples de déclencheurs ?

● Réception d’un email (Outlook 365, Gmail…)

● Création d’un nouvel évènement

● Création d’un nouvel item

● Publication d’un tweet, d’un commentaire facebook

Pour les connecteurs, ils concernent l’ensemble des actions que vous allez pouvoir réaliser et qui sont directement liées au déclencheur, première étape de votre flux. Parfait ! Mais concrètement, comment s’y prendre ?

Créer un flux cloud

Les flux cloud sont les types de flux les plus utilisés. Leur mise en place n’a rien de compliqué ! Cependant, une formation à l’application Power Automate reste recommandée si vous voulez vraiment utiliser l’outil dans son ensemble.

1. Connectez-vous à l’application

2. Dans la barre de commande, cliquez sur “Flow” pour créer un nouveau flux

3. Sélectionnez “Automatisé à partir de zéro” et donnez un nom à votre nouveau process

4. Choisissez votre déclencheur (ils sont liés aux +200 sources de connecteurs disponibles) puis créez votre flux

Arrivé à cette étape, votre workflow n’est pas encore automatisé. Vous avez seulement établi votre déclencheur. Maintenant vous allez devoir définir une/des actions !

1. Sélectionnez “nouvelle étape”

2. Recherchez les connecteurs que vous souhaitez (il se peut que vous ayez à vous connecter au service que vous souhaitez (ex. : votre boîte mail)).

3. Effectuez les tâches nécessaires en fonction du connecteur que vous avez pris

4. Enregistrez votre flux

Enfin, avant de lancer votre premier processus automatisé, pensez à le tester. Pour ce faire, effectuez l’action que vous avez définie selon votre déclencheur et laissez la magie opérer !

L’application Power Automate est un outil qui s’adresse à tous les professionnels, qu’importe votre niveau d’expertise dans les solutions web. Idéales pour les TPE-PME comme pour les grandes entreprises, nous vous conseillons tout de même de passer par une formation pour :

éviter de perdre du temps

gagner rapidement en productivité

exploiter tout le potentiel de l’application Microsoft

Vous ne savez pas où vous formerBi-Formation et ses spécialistes sont à votre disposition pour vous former en groupe ou en solo à distance, de façon pédagogique et agréable !

Power Automate nouveau flux
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